BOLAGSSTYRNING

Principer för bolagsstyrning

Addtechkoncernen ser en sund bolagsstyrning som en viktig grund för att uppnå en förtroendefull relation till aktieägarna och andra viktiga parter. Svensk kod för bolagsstyrning, som tillämpas av Addtechkoncernen, syftar till att skapa en god balans mellan aktieägarna, styrelsen och den högsta ledningen. En förnuftig bolagsstyrning, med hög standard när det gäller öppenhet, tillförlitlighet och etiska värderingar, har alltid varit en vägledande princip för Addtechkoncernens verksamhet.

Efterlevnad av den svenska koden för bolagsstyrning

Addtechs aktier är upptagna till handel vid Nasdaq Stockholm och Addtech följer således Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter. Addtech tillämpar såsom noterat bolag också Svensk kod för bolagsstyrning (Koden), vilken finns tillgänglig på www.bolagsstyrning.se. Avvikelser från bolagsstyrningskoden och motiveringar härtill redovisas löpande i texten. Bolaget avviker på två punkter, varav en återfinns i avsnittet om valberedning, och en i avsnittet om kvartalsvis revisorsgranskning.

Denna rapport om bolagsstyrning är granskad av bolagets revisor. Adress till bolagets hemsida är www.addtech.se.

Efterlevnad av tillämpliga regler för börshandel

Inga överträdelser mot tillämpliga börsregler har förekommit under 2018/2019 och Addtechs verksamhet har genomförts i enlighet med god praxis på aktiemarknaden.

Aktier och aktieägare

Addtech AB:s aktiebok förs av Euroclear Sweden AB. Per den 31 mars 2019 hade Addtech 5 191 aktieägare enligt aktieboken och det totala antalet aktier uppgick till 68 198 496 fördelat på 3 229 500 A-aktier, med vardera 10 röster, och 64 968 996 B-aktier, med vardera en röst. Det totala antalet röster uppgick till 97 263 996. Mer information om Addtechs aktie och dess aktieägare återfinns i årsredovisningen under avsnittet Addtechaktien.

Viktiga händelser 2018/2019

Den 30 augusti 2018 meddelades beslut från Addtechs årsstämma, däribland beslut om utdelning av 4,00 SEK per aktie, vilket var en utdelningsandel om 52 procent, motsvarade 268 MSEK.

I samband med stämman efterträddes Johan Sjö, som tidigare meddelats, av Niklas Stenberg som koncernchef och VD.

Den 27 februari 2019 meddelades att Addtech inrättar ett femte affärsområde, Automation, och att Patrik Klerck tillträder som affärsområdeschef från den 1 april. Samtidigt meddelades att Martin Fassl blir affärsområdeschef för Components.

Den 28 mars 2019 meddelades att Per Lundblad blir affärsområdeschef för Power Solutions och Claus Nielsen blir affärsområdeschef för Industrial Process. Samtliga affärsområdeschefer tar plats i ledningsgruppen. Anders Claeson, tidigare tillförordnad affärsområdeschef för Industrial Process, lämnade ledningsgruppen men kvarstår som vice VD.

Under verksamhetsåret har totalt 14 förvärv genomförts vilka tillför en årsomsättning om cirka 960 MSEK. Ytterligare fem förvärv meddelades under året, som slutfördes efter verksamhetsårets utgång.

Bolagsordning

Enligt bolagsordningen är bolagets firma Addtech Aktiebolag och räkenskapsår omfattar perioden 1 april till 31 mars. Bolagsordningen saknar särskilda bestämmelser om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter samt om ändring av bolagsordningen. Bolagsordningen innehåller inga begränsningar i fråga om hur många röster varje aktieägare kan avge vid en bolagsstämma. För bolagsordningen i sin helhet, som i sin nuvarande form antogs vid den extra bolagsstämman den 19 november 2013, se bolagets hemsida, avsnittet Investerare/Bolagsstyrning/Bolagsordning.

Bolagsstämma

Aktieägarnas inflytande i bolaget utövas vid årsstämman, eller i förekommande fall vid extra bolagsstämma, som är Addtechs högsta beslutande organ. Årsstämma ska hållas i Stockholm inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. Vid årsstämman tas bland annat beslut om val av styrelse och styrelseordförande, val av revisor, fastställande av resultaträkning och balansräkning, disposition beträffande bolagets vinst och ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och VD, valberedningen och dess arbete samt riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. På Addtechs hemsida finns information om bolagets tidigare årsstämmor. Där finns även information om aktieägarnas rätt att få ärenden behandlade på årsstämman och när aktieägares begäran om sådant ärende ska vara Addtech tillhanda. Några särskilda arrangemang i fråga om bolagsstämmans funktion, på grund av bestämmelse i bolagsordningen eller såvitt känt är för bolaget på grund av aktieägaravtal, tillämpas inte av bolaget.

Beslut vid bolagsstämma fattas normalt med enkel majoritet och vid val anses den vald som har fått flest röster. För vissa beslut, såsom ändring av bolagsordningen, krävs dock beslut av en kvalificerad majoritet.

Årsstämma 2018

Addtechs årsstämma ägde rum torsdagen den 30 augusti 2018 i Stockholm. Vid stämman var 142 aktieägare närvarande, personligen eller genom ombud. Dessa representerade 64,17 procent av rösterna och 51,88 procent av kapitalet. Till stämmans ordförande valdes styrelseordförande Anders Börjesson.

Vid stämman närvarade samtliga medlemmar ur styrelsen och koncernledningen. Auktoriserade revisorn Joakim Thilstedt, huvudansvarig revisor för Addtech, och auktoriserade revisorn Jonas Eriksson var också närvarande vid stämman.

De beslut som årsstämman fattade var:

• Utdelning om 4,00 kronor per aktie.
• Omval av styrelseledamöterna Anders Börjesson, Eva Elmstedt,
• Kenth Eriksson, Malin Nordesjö, Ulf Mattsson, Johan Sjö och Henrik Hedelius. Till styrelsens ordförande valdes Anders Börjesson.
• Omval av det registrerade revisionsbolaget KPMG AB för en period om ett år.
• Årsstämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
• Årsstämman beslutade, i enlighet med styrelsens förslag, att utställa köpoptioner på återköpta aktier samt överlåtelse av återköpta aktier till ledningspersoner.
• Styrelsen bemyndigas att före nästa årsstämma förvärva högst så många aktier av serie B, att bolagets innehav av egna aktier vid var tid inte överstiger 10 procent av samtliga aktier i bolaget.

Årsstämmans övriga beslut framgår av det fullständiga protokollet som, tillsammans med övrig information om årsstämman, finns tillgängligt på www.addtech.se

Årsstämma 2019

Addtechs årsstämma 2019 kommer att hållas torsdagen den 29 augusti på IVA i Stockholm. För ytterligare information om årsstämman 2019 se årsredovisningen avsnittet Välkommen till årsstämma samt Addtechs hemsida www.addtech.se 

Valberedningens uppgifter

Valberedningens uppgift är att på aktieägarnas uppdrag till årsstämman utvärdera styrelsens sammansättning och arbete, samt till årsstämman lämna förslag om ordförande vid årsstämman, styrelseledamöter och styrelseordförande, i förekommande fall val av registrerat revisionsbolag och revisionsarvoden samt principer för hur ledamöter av valberedningen ska utses.

Valberedningens ledamöter uppbär ingen ersättning från bolaget för arbetet i valberedningen.

Inför årsstämman 2019 hade valberedningen fyra protokollförda möten där samtliga ledamöter varit närvarande. Valberedningens fullständiga förslag till årsstämman presenteras i kallelsen till stämman samt på bolagets hemsida.

Valberedningens sammansättning

Bolagsstämman har beslutat att nedanstående principer ska gälla tillsvidare. Det innebär att årsstämman inte årligen fattar beslut om dessa principer och valberedningens uppdrag om inte själva principerna eller uppdraget ska ändras. Valberedningen består av representanter för de fem röstmässigt största aktieägarna per årsskiftet (ägargrupperade den 31 december) samt styrelsens ordförande, som även har i uppdrag att sammankalla valberedningen till dess första möte. Valberedningen utser inom sig ordförande i valberedningen. Valberedningens sammansättning ska offentliggöras senast sex månader före årsstämman.

I enlighet härmed utsågs följande personer till ledamöter av valberedningen per den 31 december 2018: Anders Börjesson, styrelsens ordförande, Tom Hedelius, Åsa Nisell (utsedd av Swedbank Robur), Mats Gustafsson (utsedd av Lannebo Fonder) och Johan Strandberg (utsedd av SEB fonder). Valberedningens sammansättning presenterades i samband med avlämnandet av delårsrapport för tredje kvartalet den
7 februari 2019.

Av valberedningens ledamöter är en styrelseledamot och tilllika beroende i förhållande till bolagets större aktieägare. Valberedningens sammansättning följer av de principer som fastställts av årsstämman. Valberedningens ordförande är Anders Börjesson, tillika styrelsens ordförande, vilket är en avvikelse från Kodens regler 2.4 om att valberedningens ordförande inte ska vara styrelseledamot i bolaget. Valberedningen har bedömt det som lämpligt att ordförande i valberedningen är den ledamot som företräder största gruppen av aktieägare samt har god kännedom om både bolaget och övriga aktieägare.

Ledamöter i valberedningen

Valberedningen inför årsstämman 2019 (utsågs av de till röstetalet
största ägarna per 31/12 2018).

Styrelsens uppgifter

Styrelsens huvudsakliga uppgift är att för ägarnas räkning förvalta koncernens verksamhet så att ägarnas intresse av långsiktigt god kapitalavkastning tillgodoses på bästa möjliga sätt. Styrelsen har det yttersta ansvaret för Addtechs organisation och förvaltningen av Addtechs verksamhet. Den ansvarar för koncernens långsiktiga utveckling och strategi, för att fortlöpande kontrollera och utvärdera koncernens verksamhet samt för de övriga uppgifter som följer av aktiebolagslagen.

Styrelsens sammansättning

I enlighet med bolagsordningen ska styrelsen bestå av minst tre och högst nio ledamöter. Ledamöterna tjänstgör från och med slutet av den årsstämma då de blir valda fram till slutet av nästa årsstämma. Det finns ingen gräns för hur många perioder i rad en ledamot kan sitta i styrelsen. Årsstämman 2018 omvalde styrelsens ledamöter Anders Börjesson, Eva Elmstedt, Kenth Eriksson, Ulf Mattsson, Malin Nordesjö, Johan Sjö och Henrik Hedelius. Till styrelsens ordförande valdes Anders Börjesson. Presentation av styrelsens ledamöter finns i årsredovisningen under avsnittet Styrelse samt på bolagets hemsida.

Valberedningen har vid utarbetandet av sitt förslag till styrelse tillämpat punkt 4.1 i Koden som mångfaldspolicy och härmed beaktat att styrelsen, med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt, ska ha en ändamålsenlig sammansättning präglad av mångsidighet och bredd avseende kompetens, erfarenhet och bakgrund. En jämn könsfördelning ska eftersträvas.

Styrelsens oberoende

Flera olika typer av oberoendekrav är tillämpliga på styrelsen och dess utskott. Addtech tillämpar oberoendekrav från tilllämplig svensk lagstiftning, den svenska koden för bolagsstyrning och Nasdaq Stockholmsbörsens regler. Inför årsstämman utför valberedningen bedömning av styrelsens oberoende. Samtliga styrelseledamöter, förutom Johan Sjö som är anställd i bolaget till och med den 31 augusti 2019, är oberoende i förhållande till bolaget. Av de ledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget är Eva Elmstedt, Kenth Eriksson och Ulf Mattsson även oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare. Styrelsen har därmed bedömts uppfylla kravet på att minst två av de styrelseledamöter som är oberoende av bolaget även ska vara oberoende av större aktieägare.

Arbetsordning

I enlighet med den svenska aktiebolagslagen fastställer styrelsen årligen en skriftlig arbetsordning för styrelsearbetet. Arbetsordningen innehåller regler för hur arbetet skall fördelas mellan styrelsens ledamöter inklusive dess utskott, antalet ordinarie styrelsemöten, ärenden som skall behandlas vid ordinarie styrelsemöten samt styrelseordförandens åligganden. Styrelsen har även utfärdat skriftliga anvisningar, där det anges hur den finansiella rapporteringen till styrelsen skall ske och hur arbetet mellan styrelse och verkställande direktören är fördelat.

Ordförandens uppgift

Ordföranden ansvarar för att styrelsearbetet är väl organiserat, bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina skyldigheter. Ordföranden följer verksamheten i dialog med VD. Ordföranden ansvarar även för att övriga styrelseledamöter får den introduktion, information och dokumentation som är nödvändig för att hålla hög kvalitet i diskussioner och beslut, samt kontrollerar att styrelsens beslut verkställs. Ordföranden företräder Addtech i ägarfrågor.

Styrelsens arbete 2018/2019

Enligt styrelsens arbetsordning ska styrelsen sammanträda i anslutning till att delårsrapport avlämnas, vid ett årligt strategimöte och vid ett konstituerande sammanträde per år samt därutöver när situationen så påkallar.

Antalet styrelsemöten under räkenskapsåret uppgick till 11, varav 4 före årsstämman 2018 och 7 efter årsstämman. Styrelseledamöternas närvaro framgår av följande tabell:

* Verkställande direktör i bolaget perioden 1 april - 30 augusti 2018, se vidare not 6 i bolagets förvaltningsberättelse.

Samtliga sammanträden har följt en godkänd agenda, som tillsammans med dokumentation för varje punkt på agendan har tillhandahållits ledamöterna inför styrelsemötena. Vanligtvis pågår ordinarie styrelsemöte en halv dag för att ge tid för presentationer och diskussioner. Verkställande direktören, eller personen denne utser, är föredragande i alla frågor som avser bolagets och koncernens verksamhet.

Andra tjänstemän i bolaget deltar i styrelsens sammanträden såsom föredragande av särskilda frågor eller om så annars bedöms lämpligt. Bolagets ekonomidirektör är styrelsens sekreterare och tillika sekreterare i valberedningen. Styrelsen har vid sina möten avhandlat följande:

• Godkännande av väsentliga policyer såsom styrelsens arbetsordning, attestpolicy, finanspolicy, uppförandekod, insiderpolicy, kommunikationspolicy och utdelningspolicy.
• Strategisk inriktning och väsentliga mål.
• Väsentliga frågor som rör optimering av kapitalstruktur, finansiering, utdelning, återköp av egna aktier, investeringar, förvärv och avyttringar av verksamheter.
• Uppföljning och kontroll av verksamheter, finansiell utveckling, informationsgivning och organisationsfrågor.
• Genomgång med och rapport från bolagets externa revisorer.
• Genomgång med revisorerna utan koncernledningens närvaro för utvärdering av verkställande direktören och koncernledningen.
• Utvärdering av styrelsens arbete. Styrelseordföranden tar varje år initiativ till och leder utvärderingen.
• Godkännande av delårsrapporter, bokslutskommuniké och årsredovisning.

Utvärdering av styrelsens arbete

Styrelsen genomför årligen en utvärdering av sitt arbete. Styrelseordföranden tar varje år initiativ till och leder utvärderingen av styrelsens arbete. Syftet med utvärderingen är att vidareutveckla arbetsformer, dynamik, effektivitet och arbetsklimat liksom huvudinriktningen för styrelsens arbete. Denna utvärdering fokuserar även på tillgång till och behovet av särskild kompetens i styrelsen. I utvärderingen ingår intervjuer, gemensamma diskussioner samt att styrelseordföranden har individuella diskussioner med enskilda styrelseledamöter. Utvärderingarna diskuterades vid ett styrelsemöte och fungerar även som underlag för valberedningens arbete med att föreslå styrelseledamöter.

Ersättningsutskott

Det av styrelsen utsedda ersättningsutskottet utgörs av styrelsens ordförande Anders Börjesson och styrelseledamot Eva Elmstedt med verkställande direktören Niklas Stenberg som föredragande. Ersättningsutskottet utarbetar ”Styrelsens förslag till principer för ersättning till ledande befattningshavare”. Förslaget behandlas av styrelsen för att därefter läggas fram för årsstämmans beslut. Med utgångspunkt i årsstämmans beslut är det styrelsen som beslutar om ersättning till verkställande direktören. Verkställande direktören föredrar inte sin egen ersättning och deltar inte heller i styrelsebeslutet. På förslag av verkställande direktören fattar ersättningsutskottet beslut om ersättning till övriga medlemmar i koncernledningen. Styrelsen informeras om ersättningsutskottets beslut. Ersättningsutskottet har därefter till uppgift att följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare som årsstämman fattat beslut om. Vidare ska ersättningsutskottet följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för bolagsledningen. Ersättningsutskottet sammanträdde under räkenskapsåret vid ett tillfälle.

Revisionsutskott

Revisionsutskottets uppgifter fullgörs av styrelsen och bedrivs som en integrerad del av styrelsearbetet vid ordinarie styrelsesammanträden. Styrelsens ordförande samt styrelseledamot Malin Nordesjö har redovisnings-och revisionskompetens. Revisionsutskottets uppgift är att övervaka bolagets finansiella rapportering, övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll och riskhantering med avseende på den finansiella rapporteringen, hålla sig informerat om revisionen av årsredovisningen och koncernredovisningen, granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och därvid särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisionstjänster och biträda vid upprättande av förslag till bolagsstämmans beslut om revisorsval.

Styrelsen har i anslutning till att styrelsen fastställde årsbokslutet för 2018/2019 haft genomgång med och fått rapport från bolagets externa revisorer. Styrelsen hade vid detta tillfälle även en genomgång med revisorerna utan närvaro av VD eller andra i bolagsledningen.

Revisor

Enligt bolagsordningen ska ett registrerat revisionsbolag väljas som revisor. Revisionsbolaget KPMG AB valdes vid årsstämman 2018 för tiden intill utgången av årsstämman 2019. Auktoriserade revisorn Joakim Thilstedt är huvudansvarig revisor och auktoriserade revisorn Jonas Eriksson är medansvarig revisor. Bolagets revisor arbetar efter en revisionsplan, i vilken synpunkter inarbetats från styrelsen, och rapporterar sina iakttagelser till bolags-och affärsområdesledningar, koncernledningen och till Addtech AB:s styrelse, dels under revisionens gång och dels i samband med att årsbokslutet fastställs. KPMG genomför revisionen i Addtech AB samt i nästan samtliga dotterbolag. Bolagets revisor deltar också vid årsstämman och beskriver samt uttalar sig där om revisionsarbetet.

Den externa revisorns oberoende regleras genom en särskild instruktion beslutad av styrelsen där det framgår inom vilka områden den externa revisorn får anlitas i frågor vid sidan av det ordinarie revisionsarbetet. Bolagets revisor prövar kontinuerligt sitt oberoende i förhållande till bolaget och avger varje år en skriftlig försäkran till styrelsen att revisionsbolaget är oberoende i förhållande till Addtech. Revisorerna har under det senaste året haft rådgivningsuppdrag avseende främst redovisning, förvärvs- och skattefrågor.

Kvartalsvis revisionsgranskning

Addtechs halvårs- eller niomånadersrapport har under verksamhetsåret 2018/2019 inte granskats av bolagets externa revisorer, vilket är en avvikelse från Kodens regler 7.6. Styrelsen har, bland annat efter avstämning med bolagets externa revisorer, hittills gjort bedömningen att nyttan och merkostnaden för bolaget för en utökad kvartalsvis revisorsgranskning inte kan motiveras.

Vald revisor KPMG AB

Joakim Thilstedt

Huvudansvarig revisor

Auktoriserad revisor, Stockholm. Född 1967. Joakim Thilstedt har varit huvudansvarig för revisionen av Addtechkoncernen sedan 2016/2017 och arbetar därutöver som huvudansvarig revisor bland annat i ÅF,
Modern Times Group MTG, Ahlsell och L E Lundbergföretagen.

Jonas Eriksson

Medansvarig revisor

Auktoriserad revisor, Stockholm. Född 1974. Jonas Eriksson har varit medansvarig revisor för revisionen av Addtechkoncernen sedan 2013/2014 och arbetar därutöver med revisionen av AddLife AB, Knowit AB, Swedol AB och Synsam AB. Jonas är även huvudansvarig revisor i Nordiska Kompaniet (NK) samt flera medelstora företag däribland Carglass Sweden AB och Silvakoncernen.

Verkställande direktören och koncernledning

Verkställande direktören, Niklas Stenberg, leder verksamheten i enlighet med aktiebolagslagen samt inom de ramar styrelsen lagt fast. Verkställande direktören tar i samråd med styrelsens ordförande fram nödvändigt informations- och beslutsunderlag inför styrelsemöten, föredrar ärenden och motiverar förslag till beslut. Verkställande direktören leder koncernledningens arbete och fattar beslut i samråd med övriga i koncernledningen. Koncernledningen bestod vid utgången av 2018/2019 av Niklas Stenberg (VD och affärsområdeschef Power Solutions), Malin Enarson (ekonomidirektör), Patrik Klerck (affärsområdeschef Components), Hans Andersén (affärsområdeschef Energy) samt Anders Claeson (vice VD och t.f. affärsområdeschef Industrial Process). Koncernledningen har regelbundna verksamhetsgenomgångar under VD:s ledning. Efter årets utgång har en ny ledningsgrupp formerats,
se information under Viktiga händelser 2018/2019.

En närmare presentation av VD och koncernledningen finns i årsredovisningen under avsnittet Koncernledning samt på bolagets hemsida.

Ersättning till ledande befattningshavare

Principer för ersättning till ledande befattningshavare i Addtech fastställs av årsstämman. Ledande befattningshavare utgörs av VD och övriga personer i koncernledningen. Vid årsstämman 2018 antogs valberedningens förslag om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Dessa riktlinjer överensstämmer väsentligen med de principer som tidigare har tillämpats.

Addtech strävar efter att erbjuda en total ersättning som är rimlig och konkurrenskraftig och som därigenom gör att bolaget förmår attrahera samt behålla kvalificerade medarbetare. Den totala ersättningen, som varierar i förhållande till den enskildes och koncernens prestationer, kan bestå av de komponenter som anges nedan. Fast lön utgör grunden för den totala ersättningen. Lönen ska vara konkurrenskraftig och avspegla det ansvar som arbetet medför. Den fasta lönen revideras årligen. Rörlig lön baseras i huvudsak på koncernens resultattillväxt, lönsamhet och kassaflöde. Den årliga rörliga delen kan uppgå till maximalt 40 procent av den fasta lönen. Styrelsen utvärderar på årlig basis huruvida ett långsiktigt incitamentsprogram ska föreslås årsstämman eller inte, och om så är fallet, huruvida det föreslagna långsiktiga incitamentsprogrammet ska innefatta överlåtelse av aktier i bolaget. Ålderspension, sjukförmåner och övriga förmåner ska utformas så att de återspeglar regler och praxis på marknaden. Om möjligt ska pensionerna vara premiebestämda.

För ytterligare redogörelse avseende ersättningar till ledande befattningshavare se årsredovisningen not 6. De av stämman godkända principerna för ersättningar till ledande befattningshavare har följts under verksamhetsåret och de föreslagna principerna till årsstämman 2019 är oförändrade.

Långsiktiga incitamentsprogram

Addtech hade vid räkenskapsårets utgång fyra utestående köpoptionsprogram om totalt 1 144 893 B-aktier. Syftet med långsiktiga incitamentsprogram är att ge ledningspersoner inom koncernen en möjlighet att genom en egen investering ta del av och verka för en positiv värdeutveckling av bolagets aktier.

Programmen förväntas vidare skapa förbättrade förutsättningar för att behålla och rekrytera kompetent personal till koncernen, tillhandahålla konkurrenskraftig ersättning samt förena aktieägarnas och ledningspersonernas intressen. Ambitionen är att programmen ska bidra till att ledningspersoner långsiktigt ökar sitt aktieägande i Addtech. De ledningspersoner som omfattas av programmen är den grupp som, i en i övrigt starkt decentraliserad organisation, har möjlighet att skapa positiva resultateffekter genom samarbeten mellan koncernens dotterbolag. De av årsstämma beslutade aktierelaterade incitamentsprogrammen innebär inte någon nettobelastning på bolagets egna kapital.

Ersättning till styrelse och revisor

Årsstämman i Addtech AB beslutar varje år om riktlinjer för ersättning till styrelsen och revisor.

Enligt beslut från årsstämman 2018 uppgår det totala styrelsearvodet till 2 375 000 kronor vilket fördelas enligt följande: 650 000 kronor till styrelsens ordförande, 325 000 kronor till respektive övrig av års-
stämman utsedd styrelseledamot som inte är anställd av bolaget samt
50 000 kronor till respektive ledamot i ersättningsutskottet. För ytterligare redogörelse avseende styrelsearvode se årsredovisningen not 6.

Revisionsarvode ska enligt beslut på årsstämman utgå enligt godkänd räkning. För ytterligare redogörelse avseende revisionsarvode samt arvode för tjänster utöver revision se årsredovisningen not 7.

Operativ organisation och styrning

Addtech var under verksamhetsåret 2018/2019 organiserat i följande fyra affärsområden: Components, Energy, Industrial Process och Power Solutions. Efter årets utgång har affärsområde Automation tillkommit. Indelningen i affärsområden speglar Addtechs interna organisation och rapportsystem.

Sammantaget består Addtechkoncernen av cirka 130 självständiga bolag i 20 länder. Besluten om bolagens verksamhet fattas nära marknaden men ur ett styrningsperspektiv är det samtidigt viktigt att integrera det förvärvade bolaget i för koncernen viktiga frågor såsom finansiell rapportering, administrativa rutiner samt gemensamma kärnvärden.

I varje operativt bolag finns en styrelse där bolagets verkställande direktör och ledningspersoner från affärsområde eller affärsenhet finns representerade. Inom respektive affärsområde är bolagen grupperade i affärsenheter formade runt produkt- eller marknadskoncept. Varje bolags verkställande direktör rapporterar till en affärsenhetschef, som i sin tur rapporterar till affärsområdeschefen. Respektive affärsområdeschef rapporterar till VD för Addtech AB. Affärsområdena och affärsenheterna har interna styrelsemöten där VD är ordföranden samt ekonomidirektören för Addtech deltar samt respektive affärsområdeschef och controller. Andra tjänstemän deltar i affärsområdets styrelsemöten såsom föredragande av särskilda frågor eller om så annars bedöms lämpligt.

System för intern kontroll och riskhantering i den finansiella rapporteringen

Intern kontroll

Styrelsen har det övergripande ansvaret för att säkerställa att koncernen har ett effektivt system för ledning och intern kontroll. I detta ansvar ingår att årligen utvärdera den finansiella rapportering som styrelsen erhåller och ställa krav på dess innehåll och utformning för att säkerställa kvaliteten i rapporteringen. Detta krav innebär att den finansiella rapporteringen ska vara ändamålsenlig med tillämpning av gällande redovisningsregler och övriga krav på noterade bolag. Årligen sker
avrapportering av ekonomidirektören till styrelsen över koncernens arbete med intern kontroll.

Kontrollmiljö

Addtech bygger och organiserar sin verksamhet med utgångspunkt i ett decentraliserat lönsamhets- och resultatansvar. Basen för intern kontroll i en decentraliserad verksamhet utgörs av en väl förankrad process som syftar till att definiera mål och strategier för respektive verksamhet. Definierade beslutsvägar, befogenheter och ansvar kommuniceras genom interna instruktioner och av styrelsen fastställda policys. Koncernens viktigaste finansiella styrdokument omfattar finanspolicy, rapporteringsmanual och instruktioner inför varje bokslut. För koncernens bokslutsprocess används ett koncerngemensamt
rapporteringssystem med tillhörande analysverktyg. På ett mer övergripande plan ska all verksamhet inom Addtechkoncernen bedrivas i enlighet med koncernens uppförandekod.

Riskbedömning

Addtech har etablerade rutiner för intern kontroll och riskhantering i den finansiella rapporteringen gällande de risker som styrelse och koncernledning bedömer vara väsentliga. Riskbedömningen görs med utgångspunkt i koncernens resultat- och balansräkning för att identifiera risken för väsentliga fel. För Addtechkoncernen som helhet är de största riskerna i den finansiella rapporteringen kopplade till
immateriella anläggningstillgångar relaterade till företagsförvärv. Exponeringen baseras på graden av beroende av intern kontroll eller bedömningar som kan påverka den finansiella rapporteringen.
Koncernens har årliga rutiner för nedskrivningsprövningar för att identifiera indikationer på nedskrivningsbehov.

Kontrollaktiviteter

Exempel på kontrollaktiviteter är transaktionsrelaterade kontroller så som regelverk kring attester och investeringar samt tydliga utbetalningsrutiner, men även analytiska kontroller som utförs av koncernens
controllers och centrala ekonomifunktion. Controllers och ekonomichefer på samtliga nivåer inom koncernen har en nyckelroll för att skapa den miljö som krävs för att uppnå transparent och rättvisande finansiell rapportering. En roll som ställer höga krav på integritet, kompetens och förmåga hos enskilda individer.

För att säkerställa ett effektivt kunskaps- och erfarenhetsutbyte inom ekonomifunktionerna genomförs regelbundna ekonomikonferenser där aktuella ämnen avhandlas. En viktig övergripande kontrollaktivitet är den månatliga resultatuppföljning som genomförs via det interna rapporteringssystemet och som analyseras och kommenteras i det interna styrelsearbetet. Resultatuppföljningen omfattar avstämning mot satta mål, tidigare uppnått utfall samt uppföljning av ett antal centrala nyckeltal.

Årligen sker en självutvärdering av koncernens samtliga bolag med avseende på frågor rörande intern kontroll. Bolagen kommenterar där hur väsentliga frågeställningar hanterats, exempelvis affärsvillkor i kundkontrakt, kreditprövning av kunder, värdering och inventering av varulager, utbetalningsrutiner, dokumentation och analys av bokslut samt efterlevnad av interna policys och rutiner. För kritiska frågor och processer har en accepterad miniminivå fastställts, vilken samtliga bolag förväntas uppfylla. Respektive bolags svar valideras och kommenteras av respektive bolags externa revisor i samband med den ordinarie revisionen. Svaren sammanställs därefter och analyseras, varefter de presenteras för affärsområdes- och koncernledning. Resultatet av arbetet med självutvärdering beaktas då kommande års självutvärdering och externa revisionsinsats planeras.

Utöver arbetet med självutvärdering sker även en fördjupad analys av den interna kontrollen av cirka 25 operativa bolag per år. Arbetet benämns internrevision och utförs på bolagen av affärsområdescontrollers och medarbetare från moderbolagets centrala ekonomifunktion. Centrala processer i bolagen, och kontrollpunkter av dessa, kartläggs, testas och protokollförs. De externa revisorerna tar del av protokollen i samband med revision av bolagen. Processen ger en god grund för att kartlägga och bedöma den interna kontrollen inom koncernen. Regelbundet görs också av en extern part genomgång och bedömning av koncernens processer för internkontroll.

Information och kommunikation

Styrande riktlinjer, policys och instruktioner finns tillgängliga på koncernens intranät. Dokumenten uppdateras löpande vid behov. Förändringar kommuniceras separat via e-post och på möten för de som berörs.

Tillgängligheten för intern information på intranätet är styrt via behörigheter. Koncernens medarbetare är indelade i olika grupperingar och de olika grupperingarna har olika tillgång till information. Samtliga finansiella riktlinjer, policys och instruktioner finns tillgängliga för respektive bolags VD och ekonomiansvarig, affärsenhetschefer, affärsområdeschefer, affärsområdescontrollers samt central ekonomistab. Även vad gäller finansiell data för koncernen är detta centralt styrt via behörigheter.

Uppföljning

Utfallet av internkontroll analyseras och kommuniceras årligen. En bedömning görs över vilka förbättringsåtgärder som ska drivas i de olika bolagen. Styrelserna i de olika koncernbolagen informeras om utfallet av intern kontroll i respektive bolag och vilka förbättringsåtgärder som bör genomföras. Affärsområdescontrollers tillsammans med bolagsstyrelserna följer sedan upp arbetet löpande under kommande år.

Addtechkoncernens styrelse erhåller månadsvis kommentar från verkställande direktören över affärsläget och verksamhetens utveckling. Styrelsen avhandlar såväl alla kvartalsbokslut som årsredovisning innan dessa publiceras. Årligen uppdateras styrelsen om arbetet med intern kontroll samt utfallet av denna. Styrelsen tar också del av den bedömning som de externa revisorerna gör av de processer koncernen har för internkontroll.

Internrevision

Mot bakgrund av ovan beskrivna riskbedömning och utformning av kontrollaktiviteter, innehållande bland annat momentet självutvärdering samt fördjupad analys av internkontrollen, har styrelsen valt att inte ha en särskild funktion för internrevision.